Mezuniyet Töreni Aydınlatma Metni

MEZUNİYET TÖRENİ’NE İLİŞKİN 
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDAKİ
AYDINLATMA METNİ

İSTANBUL MEDİPOL ÜNİVERSİTESİ (“Üniversite”) olarak kişisel verilerinizin güvenliğini göz önünde bulundurarak, yerleşke ve tören alanında bulunmak suretiyle Mezuniyet Töreni’ne katlım sağlayan, öğrenci, öğrenci yakını, akademik ve idari personel ve sair kişilerin (“İlgili Kişi/ler”) görsel ve işitsel verileri aşağıda açıklandığı çerçevede, farklı kanallar ve hukuki gerekçeler çerçevesinde temin edilmekte, kaydetme, saklama gibi süreçler çerçevesinde işlenmekte, mevzuatın izin verdiği durumlarda üçüncü kişilere aktarılmakta, söz konusu verilerin güvenliği ve yetkisiz kişilerin erişiminin engellenmesi konusunda her türlü idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Üniversitemiz tarafından düzenlenen Mezuniyet Töreni’nde kayda alınabilecek, toplanabilecek görsel ve işitsel verilerinizin (fotoğraf, video); Üniversitemiz’in sosyal medya hesapları dahil Üniversitemiz’in iletişim kanallarında paylaşımıyla, işlenmesi ve aktarılması hususunda bilgilendirme amacıyla ve Veri Sorumlusu sıfatı ile  6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat çerçevesinde, işbu MEZUNİYET TÖRENİ İLİŞKİN 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDAKİ AYDINLATMA METNİ (“Aydınlatma Metni”) hazırlanmıştır. 

1- Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri

Mezuniyet Töreni kapsamında İlgili Kişiler’in görsel ve işitsel verileri, Üniversitemiz tarafından görevlendirilmiş kişiler tarafından fotoğraflarının ve videolarının çekilmesi suretiyle KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde toplanmakta; Üniversitemiz’e ait Instagram, Facebook, Twitter(X), Youtube gibi sunucuları yurt dışında bulunan sosyal medya hesaplarında paylaşılmak, Üniversitemiz’in dijital sistemine kaydedilmek ve Üniversitemiz’e ait internet sitesi, dergi, bülten, broşür gibi çeşitli duyuru ve sair kitle iletişim araçları/mecraları (Sosyal Medya, Görsel ve İşitsel Medya, Basılı Medya, Dijital medya ve benzeri) kullanmak suretiyle işlenmektedir. 

Üniversitemiz kişisel verilerinizi; yukarıda ifade edildiği üzere kitle iletişim araçlarında/mecralarında paylaşım faaliyetlerinde; hukuken tabi olduğumuz yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, söz konusu hakkın kullanılması ya da korunması açısından zorunlu olması, kişisel verilerinize ilişkin hak ve özgürlüklerinizi zedelemeyecek şekilde Üniversitemiz lehine hukuken tanınan meşru bir menfaatin varlığı hukuki sebeplerine istinaden işlemekte ve aktarılmaktadır. 

Üniversitemiz kişisel verilerinizin işlenmesinde Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, Türkiye Cumhuriyeti’nin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, KVKK’ya dayanılarak çıkarılan ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.

2- Kişisel Verileri İşleme Amacı

Yukarıda belirtmiş olduğumuz kişisel verileriniz, Mezuniyet Töreni’nin duyurulması, yayınlanması, Mezuniyet Töreni’ne ve Ünivesitemiz’e ilişkin tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, Üniversitemiz’e ait Instagram, Facebook, Twitter(X), Youtube gibi sunucuları yurt dışında bulunan sosyal medya hesaplarında paylaşımların gerçekleştirilmesi  ve Üniversitemiz’e ait internet sitesi, dergi, bülten, broşür gibi çeşitli duyuru ve sair kitle iletişim araçları/mecralarında (Sosyal Medya, Görsel ve İşitsel Medya, Basılı Medya, Dijital medya ve benzeri) gerekli bilgilendirme ve paylaşımların gerçekleştirilmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

Yukarıda yer alan hukuki sebeplerin gerçekleştirilmesi amacıyla toplanan kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde,  “veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”, “kanunlarda açıkça öngörülmesi” hukuki sebebine dayanarak yukarıda belirtilen amaçlar kapsamında ve KVKK’nın 4.maddesinde öngörülen kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlenme ilkelere uygun bir şekilde işlenmektedir.

3- Görsel ve İşitsel Veri Toplama Faaliyetinin Duyurulması

Üniversitemiz tarafından KVKK’nın 10. maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi İlgili Kişi/ler aydınlatılmaktadır.

İlgili Kişiler’in fotoğraflarının ve videolarının çekilmesi suretiyle görsel ve işitsel veri (fotoğraf, video) elde edilirken İlgili Kişi/lerin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılması amacı ile; Üniversite tarafından görevlendirilmiş kişiler tarafından fotoğraflarının ve videolarının çekilmesi suretiyle görsel ve işitsel veri (fotoğraf, video) toplanacağına yönelik olarak; WEB sitesinde yer alan Mezuniyet Töreni duyurusu ile bilgilendirilmek ve yerleşke girişleri ile tören alanına  yerleştirilen aydınlatma metinleri üzerinde yer alan karekod vasıtasıyla kolaylıkla erişim sağlanabilen Aydınlatma Metni aracılığıyla İlgili Kişi/ler aydınlatılmakta ve bilgilendirilmektedir.

4- Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

Üniversitemiz tarafından KVKK’nın 12.maddesine uygun olarak, görsel ve işitsel veri toplama faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

5- Elde Edilen Verilerin Verilerin Muhafaza Süresi

Görsel ve işitsel veri toplama faaliyeti ile elde edilen/kayda alınan kişisel veriler yasa ve hukuka uygun şekilde muhafaza edilecek ve ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir. Üniversitemiz’in kişisel veri saklama ve imha politikası doğrultusunda re’sen veya talebiniz üzerine Üniversitemiz tarafından silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilecektir.

6- Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi

Üniversite işbu Aydınlatma Metni’ne konu edinilen kişisel verileri, Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve KVKK’nın 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde; Üniversitemiz’in kişisel veri saklama ve imha politikası doğrultusunda re’sen veya talebiniz üzerine Üniversitemiz tarafından silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilecektir.

7- Kişisel Verilerin Hangi Amaçlarla Kimlere Aktarılacağı

Toplanan ve işlenen kişisel verilerin aktarılması ile ilgili detaylı bilgiler VERBİS’te “Veri Aktarım Alıcı Grupları” ve “Yabancı Ülkelere Aktarılacak Bilgiler” başlıkları altında yer almaktadır.

Söz konusu kişisel veriler KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesini sağlamak amacı ile mevzuatta belirlenen güvenlik ve gizlilik esasları uyarınca yeterli ve etkili önlemler alınmak kaydıyla; Üniversite’nin mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi için aktarılabilecektir.

Kişisel verileriniz, yasal yükümlülükler ya da KVKK’nın 8/2 ile 9’uncu maddesi şartlarının varlığı halinde hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak doğru ve güncel bir şekilde belirli, açık ve meşru amaçlar dahilinde sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla; Mezuniyet Töreni’nin yayınlanması, tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla; Üniversitemiz’e ait sosyal medya hesapları aracılığıyla Instagram, Facebook, Twitter(X), Youtube gibi sunucuları yurt dışında bulunan sosyal medya platformları; olası bir talep halinde mahkemeler, savcılıklar, icra müdürlükleri ve sair adli merciler, bilgi talep eden yetkili kamu kurum ve kuruluşları, hukuk danışmanları, kamu otoriteleri, resmi kurumlar, kamu tüzel kişilikleri; iletişim faaliyetlerinin yerine getirilmesinde hizmet alınan tedarikçiler (matbaa, medya ajansları ve benzeri gibi merciler ile paylaşılmaktadır.

Ayrıca açık rıza vermiş olmanız durumunda, Mezuniyet Töreni’nin Instagram, Facebook, Youtube, Twitter(X) ve benzeri sosyal medya platformlarında paylaşımı yayınlanması suretiyle kişisel verilerinizin işlenmesi halinde; Instagram, Facebook, Youtube, Twitter(X) ve benzeri sosyal medya platformlarının sunucularının yurt dışında bulunması sebebiyle paylaşımın doğası gereği kişisel veriler de arızi olarak yurt dışına aktarılmış olacaktır. Gerçekleştirilecek Mezuniyet Töreni’ne kapsamında açık rızanız fiili davranışınızı göstermeniz suretiyle alınacaktır. Bunun için yerleşkeye girişte ve tören alanına girişte Üniversitemiz görevlilerine fotoğraf ve video kaydınızın alınmasını istemediğini belirtmeniz gereklidir. Aksi takdirde, fotoğraf ve videolarının çekilerek yukarıda belirtilen amaçlarla gerek internet sitemizde gerekse sosyal medya hesaplarımızda paylaşılması ile KVKK’nın 5/1 maddesi ve 9/6-a maddesi kapsamında açık rızalarını vermiş olmaktadırlar.

Öte yandan; fotoğraf ve video çekilmesini istemediğinizi bildirmenize rağmen; birçok kişinin katılım sağladığı törende bulunmak suretiyle törenin/işin doğası gereği bir kısım fotoğraf ve videolarda yer almanız kaçınılmaz olacağını, bu riski azaltmak için özellikle konuşmacıların arkasında, yanında ve genel fotoğraf ve video çekilen alanlarda bulunulmaması öneriyoruz.

Sosyal medya platformlarında paylaşım suretiyle yurt dışına yapılacak kişisel veri aktarımı sonucu kişisel verileriniz sosyal medya platformu sunucularında barındırılacağı için veri güvenliğine yönelik ilgili sosyal medya platformunun uygulama ve tedbirleri geçerli olacak; bu bağlamda ilgili sosyal medya platformu sunucularında meydana gelecek bir veri ihlalinden kişisel verileriniz de etkilenmiş olabilecektir.

8- Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Kanuni Haklar

KVKK’ nın “İstisnalar” başlıklı 28. maddesinde öngörülen haller saklı kalmak kaydıyla, KVKK’nın 11. maddesi çerçevesinde Üniversitemiz’e başvurarak, kişisel verilerinizin;

a. İşlenip işlenmediğini öğrenme,

b. İşlenmişse buna ilişkin bilgi verilmesini talep etme,

c. İşlenme amacını ve bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

d. Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

e. Eksik veya yanlış işlenmiş ise düzeltilmesini isteme,

f. KVK’nın  7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

g. (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesin isteme,

h. Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

i. Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahipsiniz.

Başvurular, Üniversite’ye ait işbu internet adresinde yer alan “KVKK Veri Sahibi Başvuru Formu” doldurulduktan sonra, aşağıda yer alan yöntemlerle yazılı veya elektronik ortamda yapılabilecektir.

9- Kişisel Verilere İlişkin Kanuni Hakların Kullanılması

Kişisel verileriniz teknik ve idari imkânlar dâhilinde titizlikle korunmakta ve gerekli güvenlik tedbirleri, teknolojik imkânlar da göz önünde bulundurularak olası risklere uygun bir düzeyde sağlanmaktadır. Kanun kapsamındaki taleplerinizi Kişisel verileriniz ile ilgili taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, işbu Aydınlatma Metni’nde yer alan “KVKK Veri Sahibi Başvuru Formu”nu doldurarak aşağıdaki kanallardan Üniversite’ye iletilebilirsiniz:

Başka bir kişi adına başvuru yapıyorsanız, kendi kimlik bilgileriniz ile birlikte; (i) Velisi veya vasisi olduğunuz kişiyle ilişkinizi ve yetkinizi gösteren nüfus kayıt örneği veya ilgili belgeyi, (ii) Diğer durumlarda ise özel yetkilendirildiğiniz vekaletname kopyasını başvuru ekinde paylaşmanız gerekmektedir.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda aşağıdaki bilgilerin bulunması zorunludur:

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, 
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu.

İstanbul Medipol Üniversitesi KVKK Başvuru Formu

İstanbul Medipol Üniversitesi Çerez Politikası