İSTANBUL MEDİPOL ÜNİVERSİTESİ TOPLUMSAL KATKI PROJELERİ UYGULAMA ESASLARI
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 -(1) Bu esaslar, İstanbul Medipol Üniversite akademik ve idari personelin yürütücülüğünü yaptığı; ön lisans, lisans ve lisansüstü öğrencilerin katılımıyla gerçekleştirilecek olan toplumsal katkı projelerinin seçimi, izlenmesi, sonuçlandırılması ve kamuoyuna duyurulması ile ilgili usul ve esasları düzenler.
Kapsam
MADDE 2 -(1) Bu esaslar, İstanbul Medipol Üniversitesinde eğitim gören ön lisans, lisans, yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin, akademik ve idari personelin toplumsal katkıya yönelik projelerini kapsamaktadır.
Tanımlar
MADDE 3 - (1) Bu esaslarda geçen;
a) Üniversite: İstanbul Medipol Üniversitesi’ni,
b) Komisyon: Toplumsal Katkı Komisyonunu ifade eder. İstanbul Medipol Üniversitesi’nin akademik ve yönetsel her süreçte toplumsal katkıyı gözetmeyi, iç ve dış paydaşları ile beraber, sosyal, kültürel ve ekonomik olarak topluma en geniş kapsamda fayda sunmayı sağlamak üzere kurulan komisyonu,
c) Proje Yürütücüsü: Projeyi teklif eden, hazırlanmasından, yürütülmesinden ve sonuçlandırılmasından sorumlu olan İstanbul Medipol Üniversitesi idari ve akademik personelini,
d) Proje: Toplumsal Katkı Projelerini ifade eder. İstanbul Medipol Üniversitesi idari ve akademik personel yürütücülüğünde, 2 aydan uzun süreli, toplumun her kesimine yönelik her türlü proje, etkinlik, bilimsel çalışma, toplantı, eğitim vb. faaliyetlerinin kamu ve özel kurum/kuruluşlar, toplum bireyleri ve sivil toplum kuruluşları iş birliği ile düzenlenmesine yönelik toplumsal duyarlılığı, toplumsal farkındalığı, hizmet kalitesi ve verimliliği artırmak gibi topluma yönelik amacı olan projeleri ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Organlar, Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Komisyonun Organizasyon Yapısı
MADDE 4 - (1) Toplumsal Katkı Komisyonu Başkanı, Rektör tarafından görevlendirilir.
(2) Toplumsal Katkı Komisyonu, Rektör tarafından görevlendirilen, akademik ve idari personelden oluşur. Komisyon üyelerinin seçiminde, üniversitedeki bilim dalları arasında bir dengenin bulunması göz önünde bulundurulur. Üyelerin, görev süreleri 2 yıldır. Görev süresi biten üye yeniden seçilebilir. Komisyon Başkanı, yeni üyeleri görevlendirilmek üzere Rektör’ün onayına sunar.
(3) Komisyon görev dağılımı gönüllülük esasına bağlı olarak başkan tarafından yapılır.
(4) Komisyon, Başkanın belirleyeceği tarih ve gündeme göre, ayda en
az bir kez olmak üzere, üye sayısının salt çoğunluğu ile toplanır.
(5) Toplumsal Katkı Komisyonu, gerekli gördüğünde alt çalışma grupları oluşturabilir. Alt çalışma grupları çalışma alanıyla ilgili birimlerin öğretim üyesi/elemanı ve/veya idari personelden oluşur. Alt çalışma grubu üyeleri, Komisyon tarafından 1 yıl için görevlendirilir.
(6) Komisyon gerekli gördüğü durumlarda / yılda 2 kez iç/dış paydaş toplantıları düzenler.
Toplumsal Katkı Komisyonunun görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 5 - (1) Proje başvurularının incelenmesi, değerlendirilmesi, izlenmesi ve sonuçlandırılmasından sorumlu olan Komisyonun görevleri aşağıda belirtildiği şekildedir;
a) İstanbul Medipol Üniversitesi Toplumsal Katkı politikasına bağlı kalınarak süreçlerin yönetimi ve organizasyonunu sağlar
b) Komisyon, Başkanın belirleyeceği tarih ve gündeme göre, ayda en az bir kez olmak üzere, üye sayısının salt çoğunluğu ile toplanır.
c) Komisyon tarafından ön değerlendirmesi yapılarak kabul alan projelerin değerlendirilmesi için hakem(ler) belirleyip görüş alır,
d) Desteklenmesine karar verilen projeleri Rektörün onayına sunup kesinleştirir,
e) Proje bütçe kalemlerinin satın alınması için, ilgili birimlerin koordinasyonunu sağlar,
f) Altı aydan uzun süren projelerde, proje yürütücülerinden, projelerin ilgili dönemini kapsayan ara raporları alır, değerlendirir ve gerekli olması durumunda değerlendirmek üzere hakem(ler)e gönderir,
g) Proje yürütücülerinden gelen ek süre, ek bütçe ve diğer talepleri değerlendirerek, karara bağlar,
h) Ara raporlara göre proje çalışmalarını yerinde inceleyebilir, proje yürütücülerini değiştirebilir, projeyi sonlandırabilir,
i) Birim iç değerlendirme raporunu (BİDR) ve faaliyet raporunu hazırlar, Rektörlüğe sunar,
j) Proje sonuç raporlarının değerlendirilmesi sağlar.
Proje Yürütücüsünün görevleri
MADDE 6 - (1) Proje başvurusu yapar
(2) Proje ekibinde yer alan iç ve dış paydaşlarının koordinasyonunu sağlar.
(3) Projenin analiz aşamasından değerlendirme aşamasına kadar bütçe ve zaman yönetimini sağlayarak zamanında başarıyla sonuçlanmasından sorumludur.
(4) Altı aydan uzun süren projeler için ara rapor, proje tamamlandığında proje sonuç raporunu Komisyona sunar.
(5) Proje sonuç raporunu paydaşlar ile paylaşır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Başvuru, Değerlendirme, Projelerin Yürütülmesi ve İzlenmesi
Proje başvurusu
MADDE 7 - (1) Proje başvuruları, yılın belirlenen zamanında Toplumsal Katkı Komisyonu web sayfasında bulunan proje başvuru formu aracılığı ile gerçekleştirilir.
Projelerin değerlendirilmesi
MADDE 8 - (1) Projelerin değerlendirilmesi aşağıdaki sırada gerçekleştirilir:
a) Başvuru formu ile başvurusu yapılan projeler, Toplumsal Katkı Komisyonu tarafından ön değerlendirmeye alınır. Değerlendirme sonucunda oy çokluğu ile 2022-2026 Üniversite stratejik hedeflerine uygun olan projeler hakem (ler)e gönderilir.
c) Komisyon gerekli gördüğü zaman üniversite içinden veya dışından hakem seçebilir. Hakemin belirlenmesinde, Üniversitedeki bilim dalları arasında denge, uzmanlık alanları ve çıkar çatışması göz önünde bulundurulur.
d) Hakem(ler)in görüşleri doğrultusunda Komisyon karar alır.
e) Komisyonda alınan kararlar, Rektörün onayı ile kesinleşir.
f) Onaydan çıkan yazı, ilgili idari (Satın Alma ve Tedarik Yönetimi Ofisi, Teknoloji Transfer Ofisi, Sağlık Kültür Spor Dairesi, İdari ve Mali İşler Dairesi), akademik birimlere ve proje yürütücüsüne tebliğ edilir.
Ara raporlar
MADDE 9 - (1) Proje yürütücüleri, proje kapsamında yapılan çalışmaları ve gelişmeleri içeren ara raporları, sözleşme tarihinden itibaren altı aylık dönemlerde Komisyona sunar.
Sonuç raporu
MADDE 10 - (1) Proje yürütücüsü, projede belirtilen bitiş tarihini izleyen 1 ay içerisinde Proje Sonuç Raporunu, ilgili kanıtları ile beraber (fotoğraf, ürün,vb ) Toplumsal Katkı Komisyonu’na sunar. Komisyon ve Komisyon ile beraber ilgili hakem(ler)in görüşleri doğrultusunda bu raporu değerlendirilerek proje sonuçlandırılır.
Sonuçların duyurulması
MADDE 11 - (1) Komisyon projeler hakkındaki özet bilgileri Toplumsal Katkı Komisyonu web sayfasında yayınlar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Projede iş birliği yapılan kişi/kuruluş ve sponsor
MADDE 12 - (1) Paydaş, proje yürütücüsünün gerçekleştirmek istediği toplumsal dönüşümden doğrudan veya dolaylı etkilenecek ve bu süreci etkileyebilecek kamu ve özel kurum/kuruluşlar, toplum bireyleri ve sivil toplum kuruluşlarıdır.
(2) Proje yürütücüsü ile iş birliği içinde olan iç ve dış paydaşlar (kamu ve özel kurum/kuruluşlar, toplum bireyleri ve sivil toplum kuruluşları), projenin analiz edilmesinden sonuçlanmasına kadar, katılımcı bir yaklaşımla, iş birliği içinde olurlar.
(3) Projede iş birliği yapılan paydaşlar, toplumsal katkı projesinin amacına yönelik, katılmakta yarar gördüğü olay ve etkinliklere ayni ve/veya nakdi yardım sağlarlar.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Mücbir sebepler
MADDE 13 - (1) Doğal afetler, kanuni grev, genel salgın hastalık, kısmi veya genel seferberlik ilanı ile Üniversite / Komisyon tarafından taahhüdün yerine getirilmesine engel olduğu kabul edilen benzeri zorunlu haller mücbir sebep olarak kabul edilebilir. Proje yürütücüsünün kusurundan ileri gelmemiş olmakla birlikte, projenin devamına engel nitelikte bir mücbir sebep meydana geldiği ve tarafların bu durumu ortadan kaldırmaya gücünün yetmediği durumlarda, proje yürütücüsünün söz konusu durumun ortaya çıktığı tarihi izleyen on (10) gün içinde Komisyona durumu belgeleri ve gerekçeleriyle bildirmesi üzerine Üniversite / Komisyon tarafından durum değerlendirilerek mücbir sebebin kabulüne ya da reddine karar verilir.
MADDE 14 – (1) Mücbir sebebin Üniversite/Komisyon tarafından kabulü durumunda proje, sebep ortadan kalkana kadar durdurulur. Mücbir sebep ortadan kalkınca Komisyon tarafından projenin devamına karar verilir ve projenin durdurulduğu süre proje süresine ilave edilir. Mücbir sebep projenin sonuçlanmasına engel nitelikte ise bu durumda proje yürürlükten kaldırılır ve kalan proje bütçesinin ödemesi durdurulur.
Mali hükümler
MADDE 15 - (1) Projelerin desteklenmesinde kullanılmak üzere her yıl için Üniversite Mütevelli Heyeti tarafından onaylanan ve bütçede belirtilen bir kaynak oluşturulur.
Yürürlük
MADDE 16- (1) Bu esaslar Üniversite Senatosunun kabulü ve Mütevelli Heyet Başkanlığının onayı ile yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 17 - (1) Bu esasları İstanbul Medipol Üniversitesi Rektörü yürütür